ScrumMaster, serpents et crocodiles!

August 11, 2012

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Il y a environ 2 mois, la Fondation du Vivarium de Lausanne nous contacte. Ils ont un portefeuille composé de nombreux petits à moyens projets et désirent mieux gérer leurs priorités.

Une majorité de leurs collaborateurs chargés de projet, sont aussi responsables de tâches opérationnelles. Bien entendu, comme toute organisation fonctionnant avec des visiteurs et une exposition intérieure, une journée de mauvais temps et le nombre de visiteurs explosent. Donc en final, une grande difficulté à dégager du temps pour les projets.

C’est bien entendu là où Scrum vient à la rescousse. Une bonne implémentation de cette méthodologie Agile peut facilement soutenir une équipe, comme celle du Vivarium, tant pour la gestion de leurs projets, que de leurs tâches opérationnelles. Mais une bonne implémentation ne sort pas d’un chapeau !

“Michel Ansermet, ScrumMaster du Vivarium de Lausanne, en séance de target training…”

Nous leur avons conseillé de prendre en compte plusieurs paramètres, tels que, l’analyse de l’existant, la participation de l’ensemble du personnel, l’effort de formation et le coaching nécessaire à une implémentation réussie à plus long terme.

Nous avons donc procédé de la manière suivante sur une durée de 6 Sprints.

• Nous avons effectué une analyse de l’organisation existante et de leur portefeuille de projets
• Nous avons formé l’ensemble de l’organisation, y compris l’équipe de management
• Nous avons effectué une implémentation personnalisée des techniques, outils et séances de Scrum avec un accompagnement durant les 2 premiers Sprints
• Nous avons fourni un coaching du Scrum Master et des Product Owners durant les 4 Sprints suivants

La formation a permis à toute l’équipe de mieux comprendre les bases de la méthodologie et notre jeu Scrum “AIREING” leur a permis de mettre immédiatement en pratique les acquis.

“Une formation basée sur la pratique de Scrum et le travail d’équipe!”

Concrètement, comme le Vivarium n’a pas de jour de fermeture, nous avons choisi un Sprint de 7 jours qui s’accorde bien au rythme hebdomadaire de l’équipe. Nous avons défini 4 backlogs et product owners couvrant les domaines principaux du Vivarium. De plus, nous avons inclus un Sprint opérationnel dans le Sprint de projets. Ceci afin de mieux gérer et comprendre l’impact de la charge de travail des tâches opérationnelles.

Bien entendu, les choses se sont mises gentiment en place, néanmoins, les rétrospectives ont permis à chacun d’exprimer ses expériences, ainsi que d’améliorer et d’adapter l’implémentation au plus proche des besoins de l’équipe.

“6 semaines plus tard, le changement est époustouflant!”

Après 6 semaines de travail  acharné, après avoir passé les premiers doutes liés aux changements radicaux qu’amène Scrum, c’est devenu une équipe soudée, engagée, capable de gérer les priorités nécessaires pour livrer des projets passionnants et accomplir leurs tâches opérationnelles, tout en maintenant une qualité de travail irréprochable; sous le regard constant des clients les plus difficiles du monde, serpents et crocodiles!